E-faktura vid leverantörsfakturering
VA SYD kräver elektronisk fakturering från alla leverantörer. Detta gäller alla inköp, upphandlade så väl som direktköp, och oavsett värde. Det omfattar även utländska leverantörer. Läs mer hos Myndigheten för digital förvaltning, DIGG
Skicka elektronisk faktura (e-faktura)
På VA SYD använder vi oss av samma systemlösning som Malmö stad. För att fakturorna ska styras rätt behöver en av parametrarna enligt nedan finnas med i fakturorna. Malmö stad har organisationsnummer 212000–1124.
PEPPOL-nätverket
Format: Svefaktura BIS 5A 2.0, Svefaktura 1.0, PEPPOL BIS Billing 3
Adress: VA SYD har PEPPOL-ID, 0088:7381036617442
Kontakta din samarbetspartner för e-fakturering för att se om ni kan sända via PEPPOL-nätverket.
VAN-operatör CGI
Format: SFTI Fulltextfaktura (EDI)
Adress: VA SYD har GLN 7381036617442
VA SYD använder CGI som VAN-operatör. För uppsättning av EDI-fakturaflöde mellan dig och VA SYD, kontakta Malmö stad: faktura@malmo.se.
Fakturaväxel InExchange
Format: Svefaktura 1.0.
Adress: VA SYD har GLN 7381036617442 samt en egen adress som heter 733 VA SYD, Box 233, 201 22 Malmö. Kontakta din samarbetspartner för e-fakturering för att lägga till VA SYD via InExchange.
Bilagor: Eventuella bilagor ska bifogas till fakturan i PDF-format. Namnet på bilagan får ej innehålla å, ä, ö eller specialtecken.
Många affärs-/ekonomisystem har möjlighet att skicka elektroniska fakturor, hör i första hand med er systemleverantör.
Saknar ni möjlighet att skicka elektronisk faktura?
Om ni saknar systemlösning för att skicka elektronisk faktura erbjuder Malmö stad en tjänst där leverantörer kostnadsfritt kan registrera 100 fakturor om året via InExchange. Det tar cirka 15 minuter att ansluta sig. Önskar du en manual för fakturaportalen kontakta faktura@malmo.se.
Klicka här för att registrera ett konto via Malmö stads fakturaportal
Det här ska e-fakturan innehålla
Det finns information som är obligatorisk för dig som leverantör att ange på fakturan.
Information om köparen:
• Faktureringsadress: 733 VA SYD, Box 233, 201 22 Malmö.
• Referens som alltid börjar på VA och därefter 4–6 siffror. Ex: VA55XX
• VA SYDs organisationsnummer 222000-2378
• VA SYDs VAT-nummer: SE222000237801
Information om säljaren:
• Organisationsnummer, momsregistreringsnummer (VAT-nummer)
• Juridiska namn och adress
• Uppgift om godkänd för F-skatt
• Betalningsuppgifter, plus- eller bankgironummer eller kontonummer
• IBAN/BBAN och BIC eller SWIFT för utländska leverantörer
Fakturainformation:
• Faktura- eller OCR-nummer
• Faktura- och förfallodatum
• Ordernummer (för leverantörer som är anslutna till VA SYDs e-handel)
• Totalbelopp exklusive moms, totala momsbeloppet, totalbelopp inklusive moms, momsspecifikation
• Valuta
• Artikelbenämning
• Artikelnummer eller fritext på rad nivå
• Fakturerad kvantitet
• Fakturerat radbelopp exklusive moms
Krav för MAXIMA:
• Specificera VA SYDs diarienummer för ramavtal-/avtalsnummer
• Specificera fakturerade kostnader per CBS-kod (XX-XXXXX-XXXX-XXXX)
• Specificera totalt fakturerat hittills på avtalet (YY/XXXXX)
• Bifoga konsultdagbok
Betalningsvillkor
VA SYD tillämpar betalningsvillkor på 30 dagar efter fakturadatum, såvida inte särskild skriftlig överenskommelse har träffats.
VA SYD anser att fakturering är en del av affärsuppgörelsen och särskilda avgifter ska inte tas ut för detta. För att få ta ut faktureringsavgift ska det avtalas om detta i samband med köp. Dröjsmålsräntor på försenad betalning som överstiger räntelagens bestämmelser accepteras ej.
Påminnelser och inkassokrav
Betalningspåminnelse skickas till VA SYDs fakturaadress. Glöm inte att ange hänvisning till ursprungsfakturan.
Adress för fakturapåminnelser:
733 VA SYD
Box 233
201 22 Malmö
Sverige
Ett inkassokrav och en räntefaktura är en ny handling med nytt fakturanummer, den avviker beloppsmässigt från den ursprungliga fakturan och ska ha ett nytt verifikationsnummer. Inkassokrav och räntefakturor ska skickas som en e-faktura.